Klik for at gå til Agidon facebook Klik for at gå til Agidon Linkedin Klik for at gå til Agidon You Tube

MENU

Document Capture

 

Totalløsning til håndtering af bl.a. leverandørfakturaer

Document Capture er en løsning til Microsoft Dynamics NAV, der scanner, OCR-behandler, registrer og arkiverer alle virksomhedens dokumenter i én enkelt arbejdsgang.

 

 

Indscanning af dokumenter

Modtager din virksomhed dokumenter på flere fysiske lokationer? Med Continia Document Capture kan du lynhurtigt scanne og dele dokumenterne på tværs af organisationen. Indscanning af dokumenter sker der hvor dokumenterne modtages, og overføres herefter automatisk til Microsoft Dynamics NAV. Scanningen kan udføres på din virksomheds eksisterende multifunktionsmaskiner eller der kan tilkøbes specifikke dokumentscannere til håndtering af større mængde papirdokumenter. Det er muligt både at scanne til netværk eller direkte fra Microsoft Dynamics NAV.

 

Continia Document Capture fungerer uafhængigt af hvilken scanner hardware, du vælger. Dog kan genkendelsesprocenten variere alt efter kvaliteten af indscanningen.

 

 

Scanning af PDF-dokumenter

Det bliver mere og mere almindeligt at modtage købsfakturaer og andre dokumenttyper i PDF-format. Med Continia Document Capture kan du registrere dokumenterne til videre behandle direkte indefra Microsoft Dynamics NAV ved at videresende til en predefineret e-mail adresse eller folder på en fil server.

 Helt unikt kan Continia Document Capture også OCR-afløfte låste PDF-dokumenter, der tidligere skulle printes ud og indscannes igen.

 

 

OCR-teknologi

Til Continia Document Capture anvender vi den prisvindende OCR-teknologi fra ABBYY FineReader, som sikrer unik nøjagtighed indenfor tegn- og datagenkendelse. Stregkoder registreres automatisk og mere end 180 sprog og dialekter er supporteret.

 

 

Dokumentanalyse

Analysemotoren i Continia Document Capture giver dig mulighed for at registrere felter og værdier fra dokumenterne, som er baseret på pre-definerede skabeloner og etiketter. Du kan optimere skabelonerne til at indeholde særlige valideringsregler og formateringskrav, som sikrer at registrerede informationer er i overensstemmelse med regler og standarder i dit Microsoft Dynamics NAV-system. Endvidere er det muligt både at afløfte totalbeløb samt også at kunne afløfte og registrere på varelinje niveau.

 

 

10.000 sider per måned

Basis-delen af Continia Document Capture er inklusive licens til komplet afløftning inklusive 10.000 sider per måned. Dermed kan du scanne 120.000 bilagssider ind i dit NAV om året uden yderligere omkostninger.

 

 

Købsfakturaer og godkendelse

Ved at anvende godkendelsesfunktionaliteten, der allerede er inde i Microsoft Dynamics NAV, vil godkendere få tilsendt en e-mail, når en faktura kræver deres opmærksomhed – og systemet vil afvente deres godkendelse før fakturaen er godkendt til bogføring og betaling. Godkendelsen sker herefter direkte i Microsoft Dynamics NAV eller online via en web-browser. Ved godkendelse kan involverede personer se en kopi af det originale dokument på deres skærm og kan godkende, afvise, afvente eller videresende bilaget til andre personer i købsfakturaen. Continia Document Capture sikrer, at indkøbsafdelingen har et overblik over hele processen for nemt og effektivt at kunne håndtere hele processen fra en faktura modtages til den er godkendt og bogført.

 

 

Valg af godkendere

Som standard kan der vælges en navngiven godkender, som automatisk kan tilknyttes per leverandør. Du har mulighed for at opsætte prokura grænser for hver enkelt medarbejder, så et bilag ved godkendelse automatisk videresendes til den næste godkender, for eksempel en afdelingschef, hvis fakturabeløbet er større end prokurabeløbet. Der er også mulighed for mere avanceret opsætning af godkendere, hvor du kan tilføje flere godkendere i navngivne flows eller påføre en gruppe i stedet for en person. Når en fra gruppen har godkendt vil bilaget blive frigivet til bogføring. Endelig kan et bilag med flere varelinjer blive uddelegeret til flere godkendere efter en nærmere påført dimensionsværdi per varelinje.

 

 

Forregistrering

Der er tilføjet særlig funktionalitet til at udføre forregistrering af købsfakturaer, der ikke kan bogføres, men skal medtages i et perioderegnskab i forbindelse med afregning af moms.

 

 

Digitalt arkiv

Alle dokumenter er lagret elektronisk i et PDF/A format, som nemt kan tilgås via Microsoft Dynamics NAV. Fra en bogført faktura, kan du se det indscannede dokument med blot et enkelt klik. Det digitale arkiv er integreret med interaktionsloggen i salgs- og marketingmodulet, som gør det muligt at få adgang til alle dokumenter, der er relateret til en virksomhed eller kontaktperson. Dokumenterne er indekserede i Microsoft Dynamics NAV, som gør det muligt at udføre fuldtekstsøgning i alle dokumenter. For eksempel kan du søge på et specifikt referencenummer, et varenummer eller produktnavn.

 

 

Fritekst søgning

Du kan også søge på alle data fra det originale dokument og straks få det frem få skærmen direkte fra søgeresultatet. Det skyldes at alle data stadig er tilknyttet og gjort søgbart i relation til det arkiverede dokument - og ikke kun de data, der er registreret ind i Microsoft Dynamics NAV felterne. Det giver en helt unik mulighed for at søge på for eksempel på meget leverandørspecifikke data - og du dermed har fået et komplet elektronisk arkiv med direkte og lynhurtig adgang til dokumenter.

 

 

Håndtering af alle typer dokumenter

Det er ikke kun købsfakturaer, du kan anvende løsningen til. Via skabeloner, du kan tilpasse til de dokumenttyper, din virksomhed arbejder med, kan du håndtere alle typer af dokumenter. Får du for eksempel mange bestillinger fra kunder ind via e-mail i et pdf-dokument, har du mulighed for at registrere salgsordrer på samme vis som et købsbilag. Og hvad med andre forretningskritiske dokumenter, som er gemt væk i ringbindsarkiv, som forhandleraftaler, ordrebekræftelser, kontrakter, aftaler, certifikater og brevkorrespondancer? For hver dokumenttype kan du lave regler for hvilken information, du vil have fanget og hvordan de skal registreres.

 

 

Vedhæfte bilag og andre dokumenttyper

Du kan vedhæfte yderligere bilag til købsfakturaen. Via Naviger funktionen i NAV kan du så tilgå alle bilag, der er tilknyttet købsbilaget. Vedhæftede bilag kan registreres ind på samme måde som fakturaen – eller du kan trække et vilkårlig fildokument ind i NAV og slippe det der, hvor du vil vedhæfte det.

 

 

 

 

 

 

 

 

FAKTA

- Bedre tid (Alle indlæsninger og registreringer sker automatisk)

- Økonomisk besparelse (Tid, korrekt registrering, minimum af fejlindtastninger)

- Bedre tilgængelighed og søgbarhed (Dokumentet kan nemt og hurtigt findes i systemet)

- Større sikkerhed (Daglig backup af systemerne sikrer de scannedede dokumenter)

- Geografisk uafhængighed (Eksterne medarbejdere kan nu se de ønskede dokumenter)

Agidon A/S:   Tlf. 70 200 222  .  Cvr. 13 200 033

Hjørring: Sct. Cathrine Vej 21 . 9800 Hjørring      Aalborg: K. Christensens Vej 6 st. tv. . 9200 Aalborg SV      Randers: Messingvej 6 . 8940 Randers SV      Odense: Hvidkærvej 23 B . 5250 Odense SV      København: International House . Center Boulevard 5 . 2300 København S